Pese a la aparición y el éxito de numerosas aplicaciones y sistemas de mensajería, el correo electrónico se mantiene como una de las herramientas de comunicación más poderosas, e incluso está volviendo a recuperar importancia y peso en el mundo empresarial.
Sin embargo, no todo el mundo conoce los secretos para mandar un buen email, capaz de generar interés por parte del interlocutor, persuadirle… ¿Cómo se logran estos objetivos? Uno de los maestros del correo electrónico era Steve Jobs. El legendario fundador de Apple, referente de miles de emprendedores, se valía de esta herramienta de comunicación para convencer al receptor de lo que hiciera falta.
A partir de un email enviado por el cofundador de Apple, en la revista Inc. analizan las características y las claves de sus correos, y sacan una serie de lecciones valiosas para todas las personas que quieran redactar emails más convincentes y persuasivos.
1. Dirigirse al destinatario por su nombre
«El nombre de una persona es para ella el sonido más dulce e importante que pueda escuchar». Esta frase del escritor Dale Carnegie representa la importancia de utilizar el nombre del interlocutor como primer paso para captar su atención. Establece una conexión y genera confianza. Pero desde Inc. precisan: no hace falta comenzar siempre un email por el nombre del receptor, sobre todo cuando se trata de un hilo y todo el mundo sabe ya quién está participando en la conversación. Pero es muy útil sobre todo si en esa cadena de mensajes se quiere hacer una observación importante o para atraer la atención sobre un hecho concreto.
2. Dedicar tiempo a la redacción
Un buen email es claro, fácil de leer y no demasiado largo. Para lograrlo es necesario dedicarle un buen rato a redactarlo, sobre todo si es importante. Hay que pensar la redacción, estructurarlo, escribirlo bien… no se puede redactar un buen email en tan solo unos minutos. Si de verdad es un correo importante, es recomendable escribir un borrador, dejarlo reposar y después volver a leerlo y editarlo. Uno de los métodos a los que recurría Jobs para asegurarse de que era fácil de leer era el uso de enumeraciones, que además hace más claro el mensaje.
3. Bien escrito
«Sorprende lo descuidados que están los correos electrónicos que se envían en la actualidad», advierten desde Inc. Una de las lecciones que dejó Jobs es la importancia de cuidar la escritura, respetando los signos de puntuación, la gramática y la ortografía. Es otro de los motivos por los que es importante revisar los emails antes de enviarlos. «Un email bien escrito será más fácil de entender y permitirá transmitir mejor las ideas», concluye Inc.
4. Inteligencia emocional
El receptor debe sentirse importante, que parezca que sus preocupaciones son escuchadas. Jobs sabía elegir las mejores palabras para transmitir confianza y humildad, motivando a su interlocutor a tomar decisiones.
5. La frase final
La última frase del texto es la más poderosa. Ligado directamente con el punto anterior y con la inteligencia emocional se encuentra el cierre del email. «Recuerde que el final del texto es el punto colminante, lo último que lee el destinatario», insiste Inc. Cuando se está tratando de crear o mantener una relación, es necesario además incluir una despedida, igual que en persona.
